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Ich merke gerade, dass die Passiv-Konstruktion hier lächerlich ist. Also:

Bei der Besprechung vom 12.01.2018 in den Räumlichkeiten der XX GmbH in Köln besprachen Frau A, Personalleiterin der XX-GmbH, und Frau B, Mitglied des Betriebsrates der XX GmbH, gemeinsam mit Herrn Z die Details der Berechnungen.

Wahlweise auch:

Bei der Besprechung vom 12.01.2018 in den Räumlichkeiten der XX GmbH in Köln besprachen Frau A, Personalleiterin der XX-GmbH, und Frau B, Mitglied des Betriebsrates der XX GmbH, die Details der Berechnungen gemeinsam mit Herrn Z.

Ich vermute mal, dass nur die drei Genannten anwesend waren. Das potenziert die Vorteile meiner Formulierung.